突然ですが、電話対応に自信はありますか！？
私の会社は、営業職には社用スマホが支給されており、直接そちらへ連絡がいくことがほとんどです。会社の固定電話は昔ほどは鳴らないと思います。
しかし会社の連絡先としては絶対に必要なので、今後も会社から固定電話がなくなることは恐らくないでしょう。
勤務先によって、独自のルールやマニュアルがあるかもしれませんが、今回は会社で電話が鳴った時の基本的なマナーを解説していきます。
固定電話は怖い？
あなたの自宅に固定電話はありますか？自宅に固定電話がある割合は66.5％との調査結果もあるようです。
ちなみに、我が家には固定電話はありません。
自宅に固定電話を置いていない家は年々増えていますね
子供が幼稚園の時も小学校の時も登録関係の連絡先は自分か夫の携帯番号でした。でも何も問題はありませんでした。今まで固定電話がなくて特別困ったこともないので、今後もわざわざ設置する予定はありません。
さすがに実家にはありましたが、携帯電話が普及した今は、昔のようにはあまりかかってこないイメージです。
今は連絡手段がLINEやInstagramのDMが当たり前になってきて、SNSでのテキストメッセージでのやり取りがメインですよね。
勤務先に当日欠勤の連絡もチャットやLINEで完結するところも多いのでは。
いきなり電話がきたら「もしかして、何かあったの！？」と急用なのかと、ドキッとしませんか？
私だけ！？
職場では電話対応がまだまだ必要
会社によっては入社時にしっかりした研修があり、そこで電話対応マニュアルを貰い、丁寧に教えてもらえるかもしれません。
しかし、そんな至れり尽くせりな会社ばかりじゃないのが現実ですよね。
「電話が鳴ったら取ってね〜」で説明終わりな会社も結構あると思います。
基本的なマナーを覚えよう
3コール以内でとる
電話が鳴ったら、なるべく3コール以内で取りましょう。
もし忙しかったり、ちょうど席を外していて、すぐに電話に出れなかった時は「大変お待たせしました」とまず相手に一言伝えると丁寧です。
会社名や部署と自分の名前を名乗る
電話が鳴ったら、まずはこちらから自分の会社名を名乗ります。
社名以下の名乗り方には厳密な決まりはありませんので、社内の他の人の電話の取り方を真似て、あわせてもいいと思います。
「株式会社〇〇 △△部の（自分の名前）でこざいます。」
「株式会社〇〇 （自分の名前）です。」
「（株式会社や有限会社はつけず社名のみ）〇〇でございます。」
販売店など、勤務先によっては「お電話ありがとうございます。」と枕言葉をつけるところもありますね。
相手の名前を復唱する
電話の近くには常にメモを用意しておくと安心です。メモ帳がない方は不要になったコピー用紙の裏紙でも切ってメモとして使いましょう。
私は暇な時間に裏紙をせっせと切ってメモ帳作りしています。メモ職人（笑）
自分が先に名乗ったら、相手も名乗ります。
この時、初めて聞く会社名や相手が早口だったり小声で聞き取りづらい時もありますよね。ちゃんと聞き取れないので電話が苦手って方も多い気がします。
相手が名乗ったら、
「お世話になっております。株式会社□□の（名前）様ですね。」と復唱して、相手を確認しましょう。
相手が早口で聞き取れない時は、「恐れ入りますが、もう一度お名前を頂戴してもよろしいでしょうか？」と伝えます。
相手が小声で聞き取れないときは「恐れ入ります。お電話が少し遠いようなのですが、」と聞こえにくいことを伝えます。
このように相手に伝えることで、大抵の方は、最初よりゆっくりと会社名と名前を乗ってくれますし、最初より大きな声で喋ってくれます。
もし確実に相手が誰かわかっている時は「お世話になっております。」社内の人からだったら「お疲れ様です。」だけでも大丈夫です。
社外の方には「お世話になっております。」社内の人には「お疲れ様です。」になります。くれぐれも間違えないようにしましょう。
もし担当者が居ない時は
電話を受けて、「◯◯さんはいらっしゃいますか？」と聞かれた時に、当人がその場に居るとは限りませんよね。
外出中で今日は戻らない
もし外出中で今日は戻らない場合は、「◯◯は只今外出しておりまして、本日は戻らない予定です。」と伝えます。
そうすると、もし相手が急ぎでなければ「では、また改めてお電話します。」で終わるかもしれませんし、「では、伝言をお願いします。」と伝えてくるかもしれません。
どちらかわからない場合は、「もしお急ぎでしたら、◯◯から折り返すようにいたしましょうか？」と相手に確認してみましょう。
今は席を外している
さっきまでそこに居たのに、あれ？居ない！ってこともありますよね。
近くに居る場合は、「少々お待ちください」と伝えて電話を保留にします。
ずっと相手を待たせるのは失礼なので、もしすぐに見つからない場合には、「只今、〇〇は席を外しております。戻りましたら、こちらから折り返しお電話させていただきます。」と伝え、電話を切りましょう。
だいたいですが、保留にして30秒以上待たせてしまいそうなら、折り返すのがベターです。
まとめ
会社での電話対応の基本的なマナーをまとめました。
電話対応は慣れも必要ですが、基本的なマナーがわかっていれば、突然の電話にも慌てずに対応出来そうですよね。
この記事がどなたかの参考になれば嬉しいです。
